Junior Chamber’da en önemli faaliyetlerden biri de uluslararası bir misafirinizin yerel veya ulusal organizasyonunuzu ziyaret etmesidir.
Bu sene uluslararası bir misafirinizi ağırlamak için hazırlıklar yaparken işte size protokol ile ilgili bazı bilgiler.
Porotokol özellikle LOM,NOM toplantısı, resepsiyon, JCI görevlisini ağırlama, JCI konferansları, dünya konferansları gibi resmi seremoniler ve törenlerde önemlidir.
Uluslar arası protokol bizlere özellikle kültürel farklılıklarda resmi yollarla hareket etmeyi sağlar. Her ülkenin olduğu gibi her şirket veya organizasyonun da kendine ait protokol kuralları vardır.
JCI da bir çok organizasyon gibi kendi içinde bir seri kuralları vardır. Ancak bölgeden bölgey değişebilecek yöresel değerlerin de izlenmesi gerekmektedir.
Örneğin zaman algılamasını örnek verelim. Eğer toplantı saati 09:00 olarak belirlenmiş ise, bütün katılımcıların bu saate yerlerini almış bulunması demektir. Dünyanın bazı bölgelerinde 5-10 dakika geç gelmeniz kolaylıkla kabul edilebilir.
Protokol kelimesinin değişik anlam ve yan anlamları olabilir. Biz protokol’ü ‘genel olarak kabul edilmiş ve belli grup veya topluluk önünde önde gelen kurallar’ olarak alacağız.
Başka bir değişle, herhangi bir sosyal ortamda beklenilen ve kabul edilir bir tutumdur.
Temel Kurallar
- Protokol genel kurallarından biri ‘misafir ev kurallarına uyar’, Yani ‘Romadayken Romalılar gibi davranın’,
- Misafirinize faaliyet ile ilgili, giyim tarzı, tavsiye edilen geliş saati, giriş yerini,nereye park edileceğini, misafirleri nerde nasıl karşılayacağını, girişte kimlerle tanıştırılacağını, holde ilerleme sırasını, oturulacak yer tayini, konuşma sırası, ve faaliyet bitiş saati hakkında bilgi verilmesidir,
- Genellikle, seçilen JCI çalışanları devamlı çalışan JCI çalışanlarından daha yüksek kademelidir( örneğin Evp veya VP Genel Sekreter, Sayman veya Proje Direktöründen daha yüksek kademededir)
- Resmi seremonilerde, alt kademedeki çalışanlar daha yüksek kademelerde ki kişilerden daha önce konuşur ve takdim edilir. Bu LOM veya NOM toplantısında tatbik edilmez.
Konuşma Protokolü
Yazım ve noktalamalara dikkat gösterin. Genellikle alt kademedeki çalışanlar üst kademede kilerden daha önce konuşur, örneğin,
- Program veya Proje Başkanı
- LOM Yönetim Kurulu Üyesi
- LOM başkanı
- NOM Yönetim Kurulu Üyesi
- NOM Başkanı
- JCI VP
- JCI EVP
- JCI Yönetim Kurulu Üyesi
- Devlet Makamından kişiler
- JCI Başkanı
- Ülke CumhurBaşkanı veya Başbakan
Şunu hatırlayın;
- Ziyaret eden kişinin unvan, isim , ülke ismini vb...iyi öğrenin ve doğru telafuz edilmesine dikkat edin,
- Doğru ülke ve Organizasyon bayrağını doğru yere yerleştirin,
- Toplantıya başlamadan önce JCI andını okuyun,
- Gerekliyse Ulusal Marşınızı çalın.
Oturma Protokolü
Küçük bir konuşma sanatının önemini anlayanlar bilirler ki ‘bir yemekte bir kişi sadece akıllıca yemek yemesi gerektiği gibi aşırı değil, konuşması gereklidir ancak aşırı değil’ Somerst Maugham.
Resmi olmayan bir yemekte, bardak kaldırmak beklenmeyebilir. Resmi bir yemekte veya seremonide bardak kaldırmak özel bir kişinin veya organizasyonun onore edilmesi için önemlidir.
Genellikle, ana misafir veya VIP yemek öncesi veya sonrası ‘bir kutlama mesajı’ söyler. Evsahibi son olarak devreye girip ‘teşekkür’lerini sunar. Hediyeler verilebilir.
Bir çok organizasyonda, misafirler makam veya kıdeme göre oturtulur. Misafirlerin doğru oturma düzeninde yer alması sağlanır.
Oturma düzeninde şu noktalara dikkat edin,
- Yüksek mevki sahibi, VIPler, kıdemliler en ön sırada yer almalıdır, kademeler arka sıralara doğru oturtulur,
- Bir yanlışlık yapmamak için isimler bir kart ile oturma yerlerine yerleştirilmesi yerinde olabilir,
- Yabancı misafirler yerel misafirlerden önce gelir,
- Misafir eşleri misafirlerle aynı kıdemde oturtulur,
- Mümkünse aynı işten kişiler birlikte oturtulmaz.
Tüm bunların ötesinde kişilerin birbirinden farklı olduklarını, ve ilişki kurmalarının, ayrı kültürden kişilerin ayrı düşündüklerini ve hareket ettiklerini hatırlayın.Böylece tüm dünya kapılarını size açar.JCI andımızda belirtildiği gibi ‘İnsanlar Arasındaki Kardeşlik Milletlerin Hakimiyetini Aşar'.
